L’obligation de dépôt des comptes sociaux annuels
L’obligation de dépôt des comptes sociaux annuels et de leurs documents connexes concerne de nombreuses sociétés.
Cette obligation permet principalement d’obtenir une présentation fidèle du patrimoine et du résultat comptable de l'activité d’une société et de renseigner tout intéressé quant à sa situation financière. À cet égard, le dépôt des comptes annuels est strictement encadré par le droit.
Pour tout connaître de l’obligation de dépôt des comptes sociaux annuels, lisez le dossier :
Quels comptes sociaux doivent être déposés, par qui, pourquoi et quand ?
Le dépôt des comptes sociaux annuels est obligatoire pour toutes les sociétés commerciales, sauf exceptions. Afin d’être en règle, il est nécessaire de connaître les documents concernés, les titulaires de cette obligation, ses justifications ainsi que les délais de dépôt.
Les documents sociaux annuels à déposer
Les documents sociaux annuels à déposer peuvent être distingués en deux grandes catégories : les comptes annuels d’une part, et les documents connexes à ces comptes d’autre part.
Concernant les comptes annuels, il s’agit pour les sociétés de déposer les comptes sociaux annuels de chaque exercice écoulé :
- le bilan ;
- le compte de résultat ;
- l’annexe.
Concernant les documents qui accompagnent les comptes annuels, selon la forme de la société, sa dimension et sa situation particulière, sont visés les documents suivants :
- le rapport annuel de gestion ;
- les documents comptables de consolidation ;
- la proposition d'affectation du résultat de l'exercice et la résolution d'affectation ;
- le rapport du conseil de surveillance ;
- le rapport général du (des) commissaire(s) aux comptes sur les comptes annuels ;
- le rapport du président sur le gouvernement d'entreprise, sur les conditions de préparation et d'organisation des travaux du conseil et les procédures de contrôle interne et de gestion des risques mises en place par la société ;
- le rapport du (des) commissaire(s) aux comptes sur les procédures de contrôle interne et de gestion des risques relatives à l'établissement et au traitement de l'information comptable et financière ;
- le tableau récapitulatif des délégations en vigueur accordées en matière d'augmentations de capital ;
- le tableau des résultats des cinq derniers exercices.
Les sociétés obligées au dépôt de leurs comptes annuels
Les sociétés dont les comptes annuels et leurs documents complémentaires doivent être déposés sont principalement les suivantes :
- les sociétés à responsabilité limitée, qu’elles soient pluripersonnelles (SARL) ou unipersonnelles (EURL) ;
- les sociétés par actions : sociétés anonymes (SA) ; sociétés par actions simplifiées pluripersonnelles (SAS) et unipersonnelles (SASU) ; sociétés en commandite par actions (SCA) ;
- les sociétés en nom collectif (SNC) dont tous les associés sont eux-mêmes ;
- des SARL ou des sociétés par actions ;
- des SNC ou des sociétés en commandite simple (SCS) dont tous les associés sont des SARL ou des sociétés par actions ;
- les sociétés d'exercice libéral (SEL) : à responsabilité limitée (SELARL) ; à forme anonyme (SELAFA) ; en commandite par actions (SELCA) ; par actions simplifiées (SELAS) ;
- les sociétés commerciales dont le siège social est situé à l'étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France ;
- les sociétés coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles dès lors qu'elles dépassent chacune, à la clôture de l'exercice, deux des trois seuils suivants : dix salariés en contrat à durée indéterminée ; 534 000 euros de chiffre d'affaires hors taxes ; 267 000 euros de total du bilan ;
- les “Sociétés Européennes” (SE) ayant leur siège social en France, qui sont soumises aux mêmes règles de dépôt des comptes annuels que les SA.
Objectif de l'obligation de dépôt : la publicité des comptes annuels
L’obligation de dépôt des comptes annuels répond à l’objectif de leur publicité. Dès le dépôt des différents documents au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), le greffe se charge de la publication d’un avis au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc), qui confère un caractère public à ces informations et permet à tout intéressé de les consulter librement.
Périodicité et délai de l'obligation du dépôt
La périodicité et les délais de dépôt des comptes annuels et de leurs documents complémentaires sont clairement établis. Le dépôt doit avoir lieu :
- une fois par an ;
- au plus tard sept mois après la clôture de l'exercice écoulé ;
- au plus tard dans le mois suivant l'approbation (ou le refus d'approbation) des comptes qui doit, elle-même, intervenir dans les six mois suivant la date de clôture de l'exercice écoulé. Si le dépôt légal est réalisé par voie électronique, ce délai est porté à deux mois.
À savoir : une prorogation du délai de six mois pour approuver les comptes peut être accordée par le président du Tribunal de commerce sur requête du représentant légal de la société.
Concernant les sociétés commerciales dont le siège social est situé à l'étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France, le délai de dépôt applicable est celui prévu par la législation de l’État du lieu du siège social de la société.
Modalités de dépôt des comptes annuels
Les comptes annuels doivent être communiqués au greffe du Tribunal compétent selon des exigences précisément définies. Le respect de celles-ci par les sociétés est laissé à la vigilance de plusieurs intervenants.
Concernant le Tribunal compétent pour recevoir le dépôt, il s’agit du service du RCS tenu par le greffe du Tribunal du commerce dans le ressort duquel est immatriculée la société. Plusieurs situations nécessitent d’être précisées :
- lorsqu'une société détient plusieurs établissements, les documents doivent être déposés auprès du seul greffe dans le ressort duquel est établi son siège social ;
- dans le cas d'un groupe de sociétés juridiquement indépendantes, chacune d'entre elles doit déposer ses documents auprès du greffe du ressort de son siège social ;
- Les sociétés commerciales dont le siège est situé à l'étranger ayant ouvert un établissement en France déposent en outre, chaque année, au greffe du tribunal de commerce dans le ressort duquel est situé cet établissement, les documents comptables qu'elle a établis, fait contrôler et publier dans l'Etat où elle a son siège. Le dépôt des documents comptables est effectué dans le délai prévu par la législation dont relève le siège de la société.
Concernant les conditions de communication des documents, plusieurs exigences s’appliquent :
- les documents doivent être communiqués au greffe en un exemplaire unique ;
- ils doivent être lisibles et permettre l'identification de la société ;
- si les documents déposés sont des copies, ils doivent porter, en première page, la mention « Pour copie certifiée conforme à l'original », suivie de la signature du représentant légal de la société ou de toute personne légalement habilitée.
S'agissant particulièrement des comptes annuels, les documents peuvent être communiqués au greffe :
- sous la forme de liasse fiscale annuelle, qui permet à l'entreprise de satisfaire à la fois à ses obligations fiscales déclaratives de résultat et à ses obligations de dépôt des comptes annuels au greffe ;
- sous toute autre forme dès lors que les comptes annuels sont exactement ceux qui ont été présentés pour approbation.
Concernant les voies de communication des documents au greffe, les trois possibilités suivantes existent :
- la voie électronique, via le guichet unique ;
- sur place, au greffe, contre remise d'un récépissé de dépôt ;
- le courrier postal, en recommandé avec accusé de réception.
L’exécution du dépôt des comptes sociaux annuels fait l’objet d’une surveillance par plusieurs personnes, intervenant à des titres divers et par des moyens distincts. Il s’agit des personnes suivantes :
- le greffier : si l’un des documents requis n'est pas produit, le greffier rejette le dépôt ;
- le président du Tribunal : en cas de défaut de dépôt des comptes annuels et des documents connexes dans les délais, le président du Tribunal, informé par le greffier, peut adresser une injonction d’agir sous délai et sous astreinte ;
- le(s) commissaire(s) aux comptes : en cas de défaut de régularisation du dépôt des comptes annuels et des documents connexes par la société dans les meilleurs délais et après relance du greffier, le commissaire aux comptes de la société a l'obligation de signaler ce manquement ;
- à l'organe exécutif de la société et à la plus prochaine assemblée ;
- au procureur de la République ;
- toute personne susceptible d'être intéressée par les comptes annuels et les documents connexes d'une société. Il peut s’agir des créanciers, banques, fournisseurs, clients, administrations etc. Lorsque qu’une société n'a pas satisfait à sa demande de régulariser le dépôt desdits documents, toute personne peut l'assigner en référé aux fins de lui faire enjoindre sous astreinte par le tribunal ;
- soit de déposer ses comptes annuels et ses documents connexes ;
- soit de désigner un mandataire chargé de mener à bien cette formalité ;
- le procureur de la République peut, en cas de manquement de la société à son obligation de dépôt, solliciter du président du Tribunal les mêmes mesures que celles évoquées ci-dessus.
Le coût du dépôt des comptes sociaux annuels comprend les émoluments du greffe, la publication au Bodacc et la transmission des informations à l'Institut national de la propriété industrielle (INPI). Consultez le tarif sur notre site.
A savoir : Certaines entreprises commerciales ont la possibilité de demander que leurs comptes annuels (ou uniquement le compte de résultat dans certains cas), déposés au greffe du tribunal de commerce, ne soient pas rendus publics et restent confidentiels. Seules les administrations, les autorités judiciaires ou la Banque de France y ont accès.
Ne pas déposer ses comptes sociaux annuels, quelles sanctions ?
En cas de non-respect de l’obligation de dépôt des comptes sociaux annuels et de leurs documents complémentaires, les sociétés s’exposent à des sanctions pénales et civiles :
- les sanctions pénales : l’inexécution du dépôt des comptes annuels et des documents connexes au greffe expose à une amende d’un montant de 1 500 euros ;
A savoir : Le délai de prescription de l'infraction pénale est d'un an à compter de la date butoir à laquelle les comptes auraient dû être déposés.
- les sanctions civiles : en cas d'inexécution du dépôt des comptes annuels et des documents connexes, le président du Tribunal, statuant par ordonnance de référé, peut enjoindre sous astreinte au dirigeant de la société concernée de procéder, dans le mois suivant la notification de l'ordonnance, au dépôt des comptes au RCS.
Le président a également le pouvoir, dans les mêmes conditions et à cette même fin, de désigner un mandataire chargé d'effectuer ces formalités.
À savoir : en pratique, l'injonction est prononcée si la société n'a pas régularisé le dépôt des comptes dans le délai d'un mois à compter de la mise en demeure qui lui a été préalablement adressée par le greffier. En cas d'absence de réaction, le président du Tribunal constate le non-dépôt des comptes annuels et des documents connexes et statue sur la liquidation de l'astreinte.
Par ailleurs, toute personne qui y démontre un intérêt peut agir en justice aux fins de mise en cause de la responsabilité de la société et/ou de son dirigeant et demander leur condamnation à des dommages-intérêts.
Enfin, il convient de rappeler que le président du Tribunal dispose d’un pouvoir d'enquête. Ainsi, une injonction de dépôt des comptes restée infructueuse expose à une enquête du président du Tribunal sur la situation économique et financière de la société. Selon les résultats de ses investigations, le président peut notamment décider :
- de mettre en œuvre une procédure d'alerte, en convoquant le dirigeant aux fins d'envisager des mesures propres à redresser la situation de la société, s’il estime que la société éprouve des difficultés de nature à compromettre la continuité de son exploitation ;
- d'ouvrir une procédure de liquidation judiciaire, s’il constate que la société est en état de cessation des paiements.
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FAQ
Quand déclarer ses comptes au greffe ?
L'entreprise doit déposer les comptes sociaux au greffe du tribunal de commerce dans l'un des délais suivants : 1 mois après l'approbation des comptes. Si le dépôt est fait par voie électronique, 2 mois après l'approbation des comptes.
Est-il obligatoire de publier ses comptes ?
A chaque clôture d'exercice annuel, une société commerciale doit obligatoirement déposer ses comptes au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Après réception par le greffe, ces comptes font l'objet d'une publication au BODACC.