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Le procès-verbal d'assemblée d'approbation des comptes des sociétés commerciales

Une fois par an, les comptes annuels du dernier exercice écoulé, à savoir le bilan, le compte de résultat et l'annexe, doivent être obligatoirement soumis à l'approbation de l'assemblée générale. Plus précisément, dans la plupart des sociétés commerciales (SA, SAS, SNC, SCS, SA, SARL…), les membres des organes exécutifs sont exposés à de lourdes sanctions pénales et civiles pour faute de gestion, en cas d'inexécution de l'obligation de soumettre les comptes annuels pour approbation à la collectivité des associés ou actionnaires. Pour cette raison, il appartient aux membres de ces organes exécutifs de justifier qu'ils ont bel et bien soumis les comptes sociaux de l'exercice écoulé à l'approbation annuelle de la collectivité des associés ou actionnaires, généralement réunie en assemblée générale, par l'établissement d'un procès-verbal d'assemblée. L'approbation annuelle des comptes est ainsi strictement encadrée. En acceptant ces comptes, ces associés ou actionnaires manifestent implicitement que les documents concernés présentent des informations établies de façon régulière, sincère. Ils présument aussi que ces comptes reflètent, à la date de clôture de chaque exercice comptable, une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat comptable de l'activité des sociétés. Plus généralement, les comptes annuels approuvés représentent l'instrument indispensable de renseignement minimum sur les principaux paramètres comptables et financiers de gestion et de fonctionnement des sociétés commerciales. Ils forment par conséquent un outil de décision incontournable au service des intérêts complémentaires de toute personne intéressée (dirigeants ; associés ; investisseurs ; administrations ; créanciers, tels que banquiers, fournisseurs ; clients ; entreprises concurrentes ; tribunaux de commerce et éventuellement autres autorités judiciaires chargées de la prévention et du traitement des difficultés des entreprises) de près ou de loin par l'exploitation de l'activité de ces sociétés ainsi que par leur situation comptable et financière et leur gestion. Pour toutes ces raisons, il apparaît capital que les comptes annuels puissent être approuvés dans le strict respect des prescriptions légales et réglementaires.

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Thématique Vie de l'entreprise

Dossier : Transfert de siège social d'une société

Tags : sa , sarl , entreprise , société

Partie 2

Formalités à accomplir lors du transfert de siège

Formalités à accomplir lors du transfert de siège

Les formalités liées au transfert de siège social varient en fonction de sa nouvelle adresse, laquelle détermine le rattachement au tribunal territorialement compétent.

Transfert de siège dans le ressort territorial du même Tribunal de commerce

En application de l'article R. 123-5 du Code de commerce, la formalité modificative doit être réalisée au Centre de formalités des entreprises (CFE), notamment le greffe du Tribunal de commerce, dont dépend territorialement le nouveau siège social.
L'acte modificatif (comportant la décision de transfert de siège) doit être déposé en un exemplaire (depuis le Décret n° 2012-928 du 31 juillet 2012 entré en vigueur le 1er septembre 2012), accompagné :

  • d'un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme à l'original par le représentant légal ;
  • du formulaire M2 « Déclaration de modification - Personne morale », dûment complété ;
  • d'un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (une photocopie : du titre de propriété, du contrat de bail ou de factures d'électricité, par exemple) ;
  • de l'attestation de parution ou de l'avis paru dans un journal d'annonces légales.
  • Si le signataire de la formalité de dépôt n'est pas le représentant légal, un pouvoir conféré par ce dernier au déposant est obligatoirement exigé.

Bon à savoir : même si le dépôt de la formalité est effectué par un mandataire, par exemple un avocat, l'obligation d'une procuration signée de la personne au nom et pour le compte de laquelle cette formalité est effectuée ne s'applique pas lorsque la demande d'inscription est signée par le déclarant. A l'inverse, c'est seulement lorsque la demande d'inscription est signée par le mandataire qu'une procuration est nécessaire.

 

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Transfert de siège avec changement de ressort territorial du greffe du Tribunal de commerce

En application de l'article R. 123-5 du Code de commerce, la formalité modificative doit être réalisée auprès du Centre de formalités des entreprises (CFE) compétent, notamment le greffe du Tribunal de commerce dont dépend territorialement le nouveau siège social.
En vue de procéder à la déclaration modificative au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) tenu par le greffe du Tribunal de commerce, le dossier comprend les pièces exigées pour un transfert de siège dans le même ressort d'un tribunal, à savoir : l'acte modificatif (comportant la décision de transfert) en un exemplaire (depuis le Décret n° 2012-9281 du 1er septembre 2012) accompagné :

  • d'un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme à l'original par le représentant légal ;
  • du formulaire M2 « Déclaration de modification - Personne morale », dûment complété ;
  • d'un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (une photocopie : du titre de propriété ; du contrat de bail ou de factures d'électricité, par exemple).

En outre :

  • si le signataire de la formalité de dépôt n'est pas le représentant légal, un pouvoir conféré par ce dernier au déposant est obligatoirement exigé.
  • s'agissant de la publicité dans un journal d'annonces légales, deux annonces doivent être publiées, l'une dans un journal du lieu de départ, l'autre dans un journal du lieu d'arrivée du siège social, de sorte que les deux attestations de parution ou les deux avis publiés correspondants puissent être fournis, chacun de ces documents devant indiquer l'ancien et le nouveau siège.
  • doit être également fourni un exemplaire de la liste des sièges sociaux antérieurs, certifié conforme à l'original par le représentant légal.
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