Dossiers associés

Dresser un procès-verbal d'assemblée générale de société

Toute décision prise par l'assemblée générale d'une société, ou délibération d'assemblée, doit être constatée par un procès-verbal. Ce document correspond ainsi au mode d'expression consacré des décisions des associés ou actionnaires et permet d'en apporter la preuve.

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Procédures judiciaires

L'injonction de payer, une procédure de recouvrement de créances

La procédure d'injonction de payer vise, par un formalisme judiciaire simplifié et à moindre coût, à permettre au créancier d'une somme d'argent de contraindre son débiteur à payer son dû, de manière unilatérale et rapide (en moyenne, en moins de deux mois).

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Vie de l'entreprise

La cessation des paiements

Toute entreprise, personne physique ou société, en cessation des paiements, doit impérativement déclarer cette situation auprès du tribunal dans les quarante-cinq jours de sa survenance, sauf si l'entreprise demande, pendant ce délai, l'ouverture d'une procédure de conciliation.

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Le dernier publié

Le procès-verbal d'assemblée d'approbation des comptes des sociétés commerciales

Une fois par an, les comptes annuels du dernier exercice écoulé, à savoir le bilan, le compte de résultat et l'annexe, doivent être obligatoirement soumis à l'approbation de l'assemblée générale. Plus précisément, dans la plupart des sociétés commerciales (SA, SAS, SNC, SCS, SA, SARL…), les membres des organes exécutifs sont exposés à de lourdes sanctions pénales et civiles pour faute de gestion, en cas d'inexécution de l'obligation de soumettre les comptes annuels pour approbation à la collectivité des associés ou actionnaires. Pour cette raison, il appartient aux membres de ces organes exécutifs de justifier qu'ils ont bel et bien soumis les comptes sociaux de l'exercice écoulé à l'approbation annuelle de la collectivité des associés ou actionnaires, généralement réunie en assemblée générale, par l'établissement d'un procès-verbal d'assemblée. L'approbation annuelle des comptes est ainsi strictement encadrée. En acceptant ces comptes, ces associés ou actionnaires manifestent implicitement que les documents concernés présentent des informations établies de façon régulière, sincère. Ils présument aussi que ces comptes reflètent, à la date de clôture de chaque exercice comptable, une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat comptable de l'activité des sociétés. Plus généralement, les comptes annuels approuvés représentent l'instrument indispensable de renseignement minimum sur les principaux paramètres comptables et financiers de gestion et de fonctionnement des sociétés commerciales. Ils forment par conséquent un outil de décision incontournable au service des intérêts complémentaires de toute personne intéressée (dirigeants ; associés ; investisseurs ; administrations ; créanciers, tels que banquiers, fournisseurs ; clients ; entreprises concurrentes ; tribunaux de commerce et éventuellement autres autorités judiciaires chargées de la prévention et du traitement des difficultés des entreprises) de près ou de loin par l'exploitation de l'activité de ces sociétés ainsi que par leur situation comptable et financière et leur gestion. Pour toutes ces raisons, il apparaît capital que les comptes annuels puissent être approuvés dans le strict respect des prescriptions légales et réglementaires.

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Thématique

Dossier : L'obligation de dépôt des comptes sociaux annuels

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Partie 2

Modalités de dépôt des comptes annuels

Modalités de dépôt des comptes annuels

Les comptes annuels doivent être communiqués au greffe du tribunal compétent selon des exigences précisément définies. Le respect de celles-ci par les sociétés est laissé à la vigilance de plusieurs personnes.

Tribunal compétent pour recevoir le dépôt

Les comptes annuels et leurs documents connexes doivent être déposés auprès du service du RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) tenu par le greffe du Tribunal du commerce (ou, selon le cas, du greffe du tribunal d'instance ou de grande instance pour les entreprises situées dans les départements du Haut-Rhin, Bas-Rhin et Moselle) où est immatriculée la société, autrement dit, auprès du greffe dans le ressort duquel la société a son siège social.
Lorsqu'une société détient plusieurs établissements, ses comptes annuels et les documents connexes doivent être déposés auprès du seul greffe dans le ressort duquel se trouve son siège social.
Dans le cas d'un groupe de sociétés juridiquement indépendantes, chacune d'entre elles doit déposer ses comptes annuels et les documents connexes auprès du greffe du ressort de son siège social.
Dans le cas des sociétés commerciales dont le siège est situé à l'étranger et qui ont plusieurs établissements (succursales) en France ne relevant pas du greffe du même tribunal, celles-ci peuvent déposer leurs documents indifféremment auprès de l'un des greffes dont relève l'un de leurs établissements.

 

Communication des documents

Les comptes annuels et leurs documents connexes doivent être communiqués au greffe en un unique exemplaire. Ils doivent être lisibles et permettre notamment l'identification de la société. C'est pourquoi ils doivent mentionner la forme juridique de celle-ci, sa dénomination sociale, son siège social et son numéro RCS avec l'indication de la ville du greffe d'immatriculation.

Par ailleurs, les documents peuvent être déposés en original ou en copie. Dans ce dernier cas, ils doivent porter, pour chacun d'entre eux, en première page, la mention « Pour copie certifiée conforme à l'original », suivie de la signature du représentant légal de la société ou de toute personne légalement habilitée à cet effet.

S'agissant spécialement des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe), ces documents peuvent être communiqués au greffe sous l'une ou l'autre forme suivante :

  • soit sous la forme de liasse fiscale annuelle : ce document comprend l'ensemble des imprimés fiscaux renseignés par la société et qui doit être remis à l'administration fiscale chaque année pour déterminer le montant de son résultat fiscal, et, selon le cas, son impôt sur le revenu ou sur les sociétés. La liasse comprend deux séries d'éléments : la déclaration de résultat qui varie en fonction du régime d'imposition (Impôt sur les sociétés ou Impôt sur le revenu) ; les tableaux justifiant la déclaration de résultat (principalement sur le bilan, le compte de résultat, l'état des immobilisations, la détermination du résultat fiscal  et les éléments hors-bilan tel que la composition du capital social). Cependant, afin que le dépôt des comptes réalisé sous cette forme soit complet, les sociétés doivent veiller à joindre l'annexe comptable à la liasse fiscale car celle-ci en est dépourvue ;
    Bon à savoir : la production de la liasse fiscale (au minimum en deux exemplaires) permet donc à l'entreprise de satisfaire à la fois à ses obligations fiscales déclaratives de résultat et à ses obligations de dépôt des comptes annuels au greffe. 
  • soit sous toute autre forme, pourvu que les comptes annuels soient exactement ceux qui ont été présentés (sous les conditions prévues par le Code de commerce et le Plan comptable général) pour approbation, selon le cas, à l'assemblée ou à l'associé unique de la société et qu'ils n'aient donc pas fait l'objet de contraction de rubriques.
    Bon à savoir : dès lors que l'assemblée générale ordinaire ou l'organe normalement compétent leur en donne l'autorisation, le (les) commissaire(s) aux comptes peut (peuvent) adresser directement au greffe du tribunal, leurs rapports et les documents qui y sont joints, dont les comptes annuels.

Enfin, la communication au greffe des documents peut intervenir selon l'une ou l'autre des trois façons suivantes :
- soit par voie électronique, sur le site d'Infogreffe (rubrique Dépôt des comptes annuels);
- soit sur place, au greffe, contre remise d'un récépissé de dépôt ;
- soit par courrier postal, en recommandé avec avis de réception .

 

Surveillance de l'exécution du dépôt des comptes

Plusieurs personnes, à des titres divers et par des moyens distincts, peuvent veiller au respect de l'accomplissement du dépôt des comptes annuels et des documents connexes, à savoir :

Le greffier : si un seul des documents requis n'est pas produit, le greffier rejette le dépôt. En revanche, son contrôle ne s'étend pas au contenu des pièces ni à l'observation des délais du dépôt par la société, si ce n'est par l'envoi de relances.

Par ailleurs, en cas de défaut de dépôt de comptes annuels et des documents connexes et après relances infructueuses de la société par le greffier, ce dernier est tenu d'en informer le président du tribunal afin de lui permettre de lancer notamment une procédure d'injonction d'accomplir la formalité de dépôt.

Le président du tribunal : lorsque les dirigeants de sociétés commerciales n'ont pas procédé au dépôt des comptes annuels et des documents connexes dans les délais légalement requis, le président du tribunal, qui en est informé par le greffier, peut, de sa propre initiative, leur adresser une injonction de le faire à bref délai sous astreinte (c'est-à-dire avec ordre de payer au Trésor public une somme d'argent par jour de retard).

Le(s) commissaire(s) aux comptes : en cas de défaut de régularisation du dépôt des comptes annuels et des documents connexes par la société dans les meilleurs délais et après relance du greffier dont il aurait connaissance, le(s) commissaire(s) aux comptes de la société, s'il y en a, a (ont) l'obligation de signaler ce manquement :
- à l'organe exécutif de la société (par exemple, le conseil d'administration ou le directoire, le dirigeant) et à la plus prochaine assemblée ;
- au procureur de la République (ce, par application de la mission de révélation des faits délictueux incombant aux commissaires aux comptes).

Toute personne susceptible d'être intéressée par les comptes annuels et les documents connexes d'une société (par exemple : des créanciers, banques, fournisseurs, clients, administrations…) peut, lorsque celle-ci n'a pas satisfait à sa demande de régulariser le dépôt desdits comptes et documents, l'assigner en référé aux fins de lui faire enjoindre sous astreinte par le tribunal :
- soit de déposer ses comptes annuels et ses documents connexes ;
- soit de désigner un mandataire chargé de mener à bien cette formalité.

Le procureur de la République peut, dans le même cas de manquement de la société que celui ci-dessus, solliciter du président les mêmes mesures que celles évoquées précédemment.

 

Coût du dépôt des comptes

Les tarifs ci-dessous comprennent les émoluments du greffe, la publication au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) et la transmission des informations à l'Institut national de la propriété industrielle (INPI).

Mode de dépôt par correspondance sur place en ligne
Comptes sociaux 47,70 € 46,96 € 49,15 €